فيصل العنزي
11-21-2010, 10:20 PM
مفهوم الادارة ” وظيفة تنفيذ الاعمال عن طريق الاخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وذلك من اجل تحقيق اهداف المنظمة بكفاية وفاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية على بيئة العمل ” .
اهمية الادارة
1. احد المؤشرات التي يمكن من خلالها التمييز بين المجتمعات المتقدمة والنامية .
2. تطور الامم وتقدمها في الزمن الماضي والحاضر ما كان يحدث لولا وجود الادارة الناجحة, بتوفيق الله ورعايته.
3. عن طريق الادارة يتحدد مستوى التعليم والأمن والعدل والرعاية الصحية والزراعة والصناعة ..وكافة اوجه النشاطات والخدمات التي يحتاجها الفرد والمجتمع.
تلخيص اهمية الادارة فيما يلي :
1. وسيلة المجتمع في تحقيق اهدافه وطموحاته من خلال ممارسته لعملية التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
2. وسيلة المجتمع في تحقيق احتياجات افراده من خلال تحديد اولويات هذه الاحتياجات واستثمار الموارد
3. ازدياد عدد المنشآت الادارية وكبرهاا باعتبارها الوسائل التي يستطيع المجتمع من خلالها تحقيق اهدافه وتلبية احتياجاته.
4. ازدادت اهمية الادارة مع اهمية العامل الانساني في نجاح المنشآت الامر الذي فرض على الاداريين تدريب العاملين لإكسابهم المهارات والمعارف لخلق بيئة عمل ملائمة.
5. ومع وجود التغيرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية الملحة.
6. ومع الفصل بين منظمات الاعمال وملاكها وبالتالي الحاجة الى رجال الادارة المتخصصين.
7. ومع الندرة المتزايدة في الموارد المادية والبشرية.
8. ومع الدعوة الى العولمة وما ترتب عليها من تحديات كبيرة .
9. ومع المنافسة الشديدة في الاسواق العالمية.
10. ومع رغبة الافراد في الوصول الى مراكز اجتماعية وقيادية متميزة .
هل الادارة علم ام فن ؟
1. فريق ينظر اليها كعلم : فهي تقوم على ملاحظة الظواهر والمشكلات الادارية وتفسيرها والتنبوء بحدوثها من أجل التحكم فيها او التكيف معها . وتعتمد في ذلك على نظريات علمية ومبادئ تطبيقية .
2. فريق ينظر اليها كفن: تعتمد على خصائص وقدرات الفرد . فالإداري يولد ولا يصنع , وهي موهبة واستعداد يولد مع الانسان ولا يكتسب .
3. الادارة علم وفن في ان واحد : به العديد من النظريات والمفاهيم التي يمكن تعليمها وتدريب الفرد عليها ليكتسب المعارف والمهارات الادارية , وفي نفس الوقت لابد ان يكون لدى هذا الفرد مهارات وقدرات خاصة تمكنه من الاستفادة مما تعلمه
مجالات الادارة
1-الادارة العامة . 2-ادارة الاعمال .3-ادارة الهيئات والمنظمات الخاصة .4-الادارة الاقليمية والدولية .
- تنقسم منشات الاعمال (بحسب شكلها القانوني الى) :
* منشآت فردية. * شركات .- وتنقسم الى :
*شركات الافراد – الاشخاص (وتنقسم الى شركات التضامن والتوصية البسيطة والمحاصة).
*شركات الاموال (شركات مساهمة).
*شركات وسط بين شركات الاشخاص والأموال (شركات ذات مسؤولية محدودة ).
عناصر الادارة 1المنشأة 2الوظائف 3المهام4 الموارد
1. لقد تطورت الادارة في العصر الراهن خمس مدارس هي
: الكلاسيكية (التقليدية) , العلاقات الانسانية , التجريبية , النظم الاجتماعية , النظم المعاصرة .
المدرسة الكلاسيكية ( التقليدية ) :
ضرورة معاملة الانسان على انه شبيه بالآلة بتم تحفيزه بواسطة المكاسب المالية .
اهم علمائها : ”ماكس فيبر ”هنري فايول“ الفرنسي , ” فردريك تايلور“ الامريكي
مدرسة العلاقات الانسانية:
ظهرت كرد فعل يعارض الاتجاه التقليدي ( النظرية غير الانسانية للعامل ) . اهم الاسماء التي ساهمت في ظهور ونمو هذا الاتجاه : ماري فولييت , التون مايو , شستر بارنارد , , هربرت سايمون .. كل منهم له نظرته تجاه الاسلوب الامثل في الادارة , ولكنهم يشتركون في نقد النظرية التقليدية للإدارة .قامت على اساس نتائج دراسات الهوثورن في الولايات المتحدة الامريكية ( لـ التون مايو وزملائه) .
القيمة البارزة لهذه المدرسة هي : الاهتمام بالناس .. الانسان اهم عناصر الادارة .. العمل نشاط اجتماعي.
اهتمت : بالروح المعنوية للعاملين , درجة الانسجام بين المجموعة العاملة , الحوافز, الرضا الوظيفي.
قامت بتحليل العوامل غير الرسمية للمنظمة , رفع المستوى التعليمي للعاملين , اتخاذ القرار الجماعي , الادارة بالمشاركة , تدريب المديرين كقادة فرق , التحفيز.
المدرسة التجريبية
نتيجة للانتقادات التي واجهتها مدرسة العلاقات الانسانية (التي ركزت بشكل مبالغ فيه على الانسان) ظهرت المدرسة التجريبية .ركزت على الجانب العملي من ممارسة الادارة اكثر من النظري .
ميزت بين الادارة العلمية (الممارسة العملية للإدارة على اسس علمية ) وعلم الادارة ( البحث النظري في مجال العملية الادارية ) اهم روادها : وليام نيومان , بيتر دركر .
اكدت على مهنية الادارة , وارجعوا نجاح المديرين الى اتقانهم العمل الادارى ومهاراتهم الادارية اكثر من خبرتهم الفنية المتخصصة . تتشابه مع المدرسة الكلاسيكية ( التقليدية ) مع ادخال بعض التعديلات لتكتسب المرونة اللازمة
مدرسة النظم الاجتماعية
تهتم بدراسة المنظمات باعتبارها وحدات اجتماعية ذات وظائف مهمة في المجتمعات , تتفاعل مع وحدات اجتماعية اخرى , وتتكون نفسها من وحدات فرعية تتفاعل فيما بينها اهم روادها : ”سليزنك“ , وبارسون
المدرسة المعاصرة في الادارة
تمثل المرحلة الراهنة مزيجا تراكميا من الافكار والمبادئ التي طرحتها مدارس الادارة السابقة ( النظرة العلمية ومبادئ العمل , الاهتمام بالإنسان , مهنية الادارة , دراسة المنظمة كنظام او وحدة اجتماعية يتأثر بالبيئة , الادارة الموقفية ) .
النظريات والمداخل الحديثة في الادارة
أ-النموذج الياباني في الادارة (نظرية Z ).ب- نظرية الثقافة التنظيمية.ج- ادارة الجودة الكلية. د- الهندرة.ه- ادارة المعرفة
تعريف التخطيط
التخطيط هو : التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل.
التخطيط هو : تحديد اهداف المنظمة وتقرير افضل السبل لانجازها.
التخطيط هو : التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته
التخطيط هو : عملية فكرية تعتمد على المنطق يبذل فيها جهد لتوضيح الاهداف والبحث عن افضل السبل لتحقيقها.
فوائد التخطيط
يساهم في وضع الاهداف , وبالتالي يسهل التنسيق والتكامل بين الجهود .
يحقق التناسق بين الاهداف ويزيل التعارض بينها.
يساهم في الكشف عن مشكلات العمل المستقبلية .
يساعد في ترشيد النفقات.
يساهم في الرقابة لأنه يضع المقاييس والمعايير .
يساعد في وضع البرامج الزمنية .
يساعد في تنظيم العمل .
انواع التخطيط
حسب الفترة الزمنية 1- طويل الاجل . 2-متوسط الاجل. 3قصير الاجل.
حسب المستوى الاداري :
1-التخطيط عل مستوى الادارة العليا 2- الادارة الوسطى 3 - الادارة الدنيا
عناصر التخطيط
اولا : الاهداف : هي ” الاغراض والغايات التي يراد تحقيقها في المستقبل ” . وقد تكون عامة او محددة , طويلة المدى او قصيرة , اساسية او فرعية .
. الشروط الواجب مراعاتها عند وضع الاهداف :
وضوح الاهداف - مشروعية الهدف - واقعية الهدف - قابلية الهدف للقياس والمتابعة .
ثانيا: السياسات: ”هي مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها الادارة العليا في المنشاة لكي تسترشد بها باقي المستويات الادارية في المنشأة“ .
ثالثا : القواعد: ”القاعدة هي ما يجب القيام به او الامتناع عنه من سلوك او تصرفات“.
رابعا : الاجراءات: سلسلة الاعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل ما“
خطوات التخطيط
تحديد الاهداف. - جمع المعلومات. -وضع الافتراضات. -تحديد البدائل والاختيار من بينها - التنفيذ وتقويم النتائج
معوقات التخطيط
البيئة المعقدة. نقص المعلومات. مقاومة التغيير. عدم الواقعية. عدم التنسيق بين المشروعات الادارية. وجود القيود. الوقت والتكلفة.
صفات التخطيط الفعال
وضوح الهدف - المرونة - البساطة - المشاركة في الاعداد - الواقعية - تحقيق التوازن - المتابعة والتقويم
مفهوم اتخاذ القرار
اتخاذ القرار ” عملية يتم بموجبها اختيار بديل للعمل من اجل حل مشكلة ما ”.
اتخاذ القرار ” عملية يحدد من خلالها المديرين مشكلات التنظيم ويحاولون حلها ”.
اتخاذ القرار ” عملية بحث عن حل وسط او اختيار افضل البدائل في حدود الظروف السائدة ”.
اذا مفهوم اتخاذ القرار يقوم على 3 عناصر :1عملية ذهنية او حركية او كليهما .2عملية اختيار بديل من بين عدة بدائل ويكون هو القرار.3هدف اتخاذ القرار هو حل مشكلة او تعديل وضع ما .
اتخاذ القرارات والعملية الادارية
1- ذكر هربرت سايمون : ” ان الادارة هي اتخاذ قرارات“.
2- اتخاذ القرارات محور عناصر العملية الادارية (التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة ).
3- الافراد في كافة المستويات الادارية (عليا وسطى تنفيذية ) يتخذون قرارات لحل مشكلات العمل وتحقيق اهداف المنشات
4- هي المهمة الرئيسية للمديرين فالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة هي في جوهرها عملية اتخاذ قرارات . اتخاذ القرارات ليس قاصرا على المديرين فالموظفين والعاملون الذين لا يتولون مناصب ادارية يتخذون قرارات
انواع القرارات
قرارات طويلة الاجل وقصيرة الاجل . استراتيجية وخاصة بالأهداف. حسب الموضوع ( تنظيمية.ادارية - مالية
القرارات المبرمجة ” هي تلك القرارات التي يتم اتخاذها بشكل روتيني او متكرر ، حيث تتخذ في مواقف محددة وتخضع لقواعد معينة ”.
1- هذه القواعد قد تكون عادات سابقة او سياسات او انظمة يجب تطبيقها .
2- تطبق في الاعمال الروتينية وتخضع لأنظمة وقواعد إلا انها ممكن ان تكون قرارات معقدة .
3- مع وجود الحاسب الالي لا تستغرق وقت وجهد من العاملين ( مثل تسديد الفواتير والإيداع والسحب
4- معظم القرارات الروتينية ( المبرمجة ) يتم اتخاذها من قبل المستوى الاشرافي التنفيذي في الادارة
القرارات غير المبرمجة ”هي القرارات التي لا يمكن معها تطبيق القواعد والإجراءات المحددة سلفا كما هو الحال بالنسبة للقرارات المبرمجة ”
1- تتخذ في مواقف جديدة وغير محددة . وعادة تتضمن قدرا من عدم التأكد . ولذلك تتضمن درجة من المخاطرة
2- معظمها يتخذ من قبل الادارة العليا , وتحتاج درجة عالية من الابداع .
خطوات اتخاذ القرار
1-تحديد المشكلة .2جمع المعلومات .3-طرح البدائل واختيار البديل المناسب .4-تنفيذ الحل .5-متابعة تنفيذ الحل
مزايا الاسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات :
1التأكيد على مبدأ الشورى .2الوصول الى قرارات افضل 3الوصول الى بدائل اكثر .القبول.4رفع الروح المعنوية
عيوب الاسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات :
1استهلاك الوقت .2الهيمنة بعض الاعضاء .3التفكير الجماعي والحرص على الاتفاق .4 تشتت المسئولية .
مفهوم التنظيم ( التنظيم الاداري )
التنظيم ” هو وضع نظام للعلاقات منسق اداريا وتحديد الوظائف وتكوين الوحدات الادارية ” .
التنظيم ” هو توزيع المسئوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق اقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق الاهداف المحددة“ .
التنظيم هو ” عملية تنسيق الجهود البشرية في أي منظمة حتى تتمكن من تحقيق اهدافها بأقل تكاليف ومجهود ووقت وبأقصى كفاية انتاجية ممكنة ”.
التنظيم هو ترتيب الاعمال او الانشطة في وحدات ادارية يسهل الاشراف عليها مع تحديد العلاقات الرسمية بين اولئك الذين يعينون او يخصصون للقيام بتلك الاعمال ”
المواصفات التي يجب ان تتوفر في التنظيم
التغطية الشاملة للمهام .الوضوح ( المسئوليات والصلاحيات والعلاقات ).التوازن بين المسئوليات والصلاحيات .
انواع التنظيم
التنظيم الرسمي :
هو البناء الرسمي الذي يحدد العلاقات والمستويات الادارية للأعمال التي يقوم بها الافراد وتوزيع المسئوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء المهام او الوظائف لكل وحدة ادارية او شخص في المنظمة”
التنظيم غير الرسمي :
مجموعة العلاقات التي تنشأ وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد واشتراكهم في اهداف ومشكلات متشابهة
مبادئ التنظيم
المقصود بمبادئ التنظيم ” مجموعة التوجيهات التي يفضل الاسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمنظمة و تحديد مهام كل وحدة ادارية في هذا الهيكل
من اهم مبادئ التنظيم الاداري : مبدأ الهدف – مبدأ الوظيفة مبدأ التخصص وتقسيم العمل -مبدأ وحدة القيادة . مبدأ نطاق الاشراف .مبدأ تكافؤ المسئولية والسلطة .- مبدأ المركزية واللامركزية -مبدأ التفويض -مبدأ التنسيق مبدأالتوازن والمرونة
خصائص التنظيم الفعال ( الجيد )
استيعاب مضامين نظريات ومفاهيم الادارة (والتنظيم) القديمة والحديثة . التأكيد على اهمية قياس الاداء على ضوء الاهداف المحددة لكل منظمة او ادارة .تنمية وتفعيل منهج الرقابة التلقائية .التنسيق بين كافة الوحدات الادارية . تخفيض التكاليف .تبني التغيير كأحد مناهج تطوير وبقاء المنظمات .
الهياكل التنظيمية
الهيكل التنظيمي : ” هو النموذج الذي يعكس طبيعة التعامل والتنسيق المصمم من قبل الادارة وذلك من اجل الربط بين مهام الافراد والجماعات في المنظمة بما يعمل على تحقيق اهداف المنظمة“.
الخارطة (الخريطة) التنظيمية : ” رسم بياني او تخطيطي يصور لنا الخطوط العريضة للهيكل التنظيمي ”.أو ” هي رسم بياني ( صورة ) للهيكل التنظيمي حيث يتم من خلاله تصوير العلاقات والارتباطات الرسمية داخل المنظمة , وهو يصف خطوط انسياب السلطة والمسئولية التي توضع من اجل التنسيق“.
طرق وخطوات تصميم الهيكل التنظيمي
اولا : طريقة تحليل الهدف ( من اعلى الى اسفل ) : تتبنى سلسلة من الخطوات تبدأ بتحليل الاهداف الرئيسية للمنظمة الى اهداف ونشاطات فرعية , وبناء عليها يتم انشاء وحدات ادارية رئيسية تقسم الى وحدات ادارية فرعية , وكل وحدة فرعية الى وحدات ادارية اصغر كل منها يؤدي مهام محددة ويخدم هدف محدد ويضم عاملين يعملن في اعمال متشابهة ).
ثانيا : طريقة تجميع الانشطة ( من اسفل الى اعلى ) : يتم حصر وتجميع الانشطة الصغيرة المختلفة التي تقوم بها المنظمة في وحدات صغيرة (وظائف او شعب) , وتجمع بعد ذلك هذه الوحدات الصغيرة المتشابهة في اقسام محددة , ثم تجمع هذه الاقسام في ادارات اكبر .. وهكذا الى ان تصل الى قمة الهيكل التنظيمي المتمثل في الادارة العليا ( رئيس الشركة – مدير عام .. )
طرق (اسس) تقسيم الانشطة
أ. التنظيم على اساس الوظيفة .ب. التنظيم على اساس نوع المنج .ج. التنظيم على اساس الموقع الجغرافي .د. التنظيم على اساس العملاء ( نوع المستفيد ).ه. التنظيم المختلط . ..
الدليل التنظيمي
” وثيقة تتضمن معلومات تفصيلية تشمل اهداف المنظمة ونشاطاتها ومسميات وأهداف وارتباطات الوحدات الادارية فيها الى جانب الخرائط التنظيمية ”
تعريف القيادة
” القدرة على التوجيه من اجل تحقيق هدف معين عن طريق الاخرين ” .
القائد الاداري والرئيس الاداري .
( كل قائد رئيس , وليس كل رئيس قائد )
مصادر قوة القائد
مصدر التأثير الشخصي ( الصفات والسمات الشخصية). مصدر السلطة النظامية ( السلطة – السلطة الرسمية )
مصدر منح التقدير المالي ( الحافز ) مصدر الخبرة والمهارة ( مستوى خبرة ومهارة القائد ).
النظريات الحديثة في القيادة
1- نظرية سلسلة السلوك : -تعالج بعدين هامين لتحديد النموذج القيادي للقائد ,
هما: (مقدار السلطة التي يمتلكها القائد) و ( مقدار الحرية الممنوحة للمرؤوسين)
-وهناك مقياس متدرج من 7 احتمالات تحدد موقع القائد على ضوء البعدين السابقينن خلالها نستطيع ان نصف القائد هل هو ديمقراطي او ديكتاتوري او بينهما ..
قائد يصنع قراره ويعلنه. - قائد يبيع قراره - قائد يقدم افكاره ويدعو الى الاسئلة - قائد يعرض قرار غير نهائي يخضع للتغيير. - قائد يعرض مشكلة ويحصل على مناقشات تساهم في عمل القرار. - قائد يعرض ويحدد المشكلة ويسأل المجموعة لتصنيع قراره - قائد يسمح للمرؤوسين بأن يعملوا ضمن حدودعرفت لهم بواسطته .
2- نظرية القيادة الفعالة ( لفيدلر) : تعالج نوعين هامين من القيادة هما :
- الدكتاتوري (يوجد في الانظمة التقليدية والعسكرية – يصنع القرار بنفسه وهو الذي يفكر وعلى الاخرين التنفيذ )
- الديمقراطي (النظرة الجديدة للقيادة – يركز علاقاته مع الجماعة ويستخدم الموارد البشرية بشكل فعال بالمشاركة
عوامل تأثيرعلى فعالية القيادة هي: - قوة الموقع للقائد - بناء وتركيبة المهمة - العلاقات الشخصية للقائد .
3- دراسات جامعة اوهايو والشبكة الادارية :
دراسات جامعة اوهايو قسمت المتغيرات التي توثر على السلوك الاداري الى تصنيف ثنائي :
1-مدى اهتمام المدير ( القائد ) بالإنتاج والعمل . 2-مدى اهتمامه بالناس او العلاقات الانسانية.
ولقد وضع (بليك وموتون) نموذجا مبني على هذين البعدين ( الاهتمام بالإنتاج , والاهتمام بالناس )
وجدت 5 انماط قيادية هي :
1- القائد المعتدل ( تعادل -وسط - في انجاز العمل , وبقاء الروح المعنوية للموظفين في مستوى مرضي -وسط).
2- القائد الانساني ( يهتم بحاجات الموظفين – وله علاقات طيبة ومرضية معهم – صداقة واطمئنان )
3- القائد المهتم بالإنتاج ( يهتم بكفاية العمل ويهيئ ظروف العمل – والاعتبارات الانسانية في ادنى صورها)
4- القائد المشارك ( انجاز العمل مع الفريق -المرؤوسين- لتحقيق الهدف , وعلاقات ثقة واحترام مع المرؤوسين).
5- “ نمط القيادة 9-9 هو افضل الاساليب الادارية حيث المشاركة هي اساس العلاقات بين القائد والمرؤوس . وعلى الرغم من ان الشبكة الادارية اداة للتطوير الاداري , إلا انه لا يوجد اثبات حقيقي
4- نظرية دورة الحياة للقيادة :
(بلانشرد وهرسي) نظرية دورة حياة القيادة وتحاول تزويد القائد ببعض الفهم عن العلاقة بين النموذج الفعال للقيادة ومستوى نضج التابعين ( تركز على التابعين كعنصر حيوي في أي موقف قيادي
5- نظرية الطريق الى الهدف :
Mitchell & House نظرية الطريق الى الهدف وتناولت موضوعا هو : كيف يكون القائد مؤثرا في الاخرين وكيف يمكن ادراك الوسائل التي تؤدي الى تحقيق الهدف ( سواء الاهداف الشخصية او اهداف العمل ) بما يؤثر ايجابيا على المرؤوسين (التابعين) ويعزز سلوكهم باتجاه تلك الاهداف وباتجاه تقبل سلوك القائد واحترامه.
وتوضح النظرية ان هناك 4 انواع من القيادة هي :
القيادة الموجهة. - القيادة الداعمة. - قيادة المشاركة. - القيادة المهتمة بالانجاز.
وضع ”بيرت نانوس“ في كتاب (القادة واستراتيجيات السيطرة) 7 مهارات قيادية منها :
- الرؤية المرشدة , العاطفة , المصداقية , الثقة , الفضول , الجرأة.
بينما وضع ”ستيفن كوفي“ ) 7 عادات اساسية تميز القائد الفاعل هي : - كن ايجابيا , ابدأ والنهاية في ذهنك , ابدأ بالأهم , فكر بعقلية اكسب واكسب , اسعى ان تفهم قبل ان تُفهم , تكامل مع الاخرين , جدد الطاقة .
معوقات القيادة الادارية في الدول النامية
العوائق الادارية - العوائق البيئية -العوائق النابعة من وضع القيادات في الدول النامية
تعريف الدافعية
” حالة داخلية عند الفرد تولد لديه الطاقة والحركة وتوجه السلوك نحو الهدف“ .
”سلسلة من الاستجابات تبدأ بالحاجات التي يشعر بها الفرد وينتج عنها رغبات مما يؤدي الى احداث السلوك لتحقيق الرضا“ اذا الخاصية المشتركة بين تعريفات الدافعية هي: درجة الحماس الفردي للسلوك الموجه له.
نجد ان الدافعية تتحدد اساسا من 3 منطلقات :تنشيط السلوك – توجيه السلوك – تثبيت وتعديل السلوك .
الدوافع والحوافز
الدافعية (الدوافع) : ”هي محرك داخلي للسلوك الانساني وتنبع من ذات الفرد لإشباع حاجات محددة“ .
بينما الحوافزهي المحركات والمؤثرات الخارجية التي تستخدمها الادارة لإثارة دوافع الانجاز لدى الافراد العاملين
اذا ”الدافعية“ عوامل داخل الفرد بينما ”الحوافز“ عوامل خارج الفرد .
انواع الدوافع
الدوافع الاولية والدوافع الثانوية.-الدوافع الفردية والدوافع الاجتماعية -الدوافع الشعورية والدوافع اللاشعورية.
نظريات الدوافع
اولا: نظرية تدرج الحاجات لماسلو: تتلخص النظرية في الخطوات التالية :
الانسان كائن يشعر باحتياج لأشياء معينة , تبدأ بالحاجات الاساسية الاولية
الحاجات الفسيولوجية (الحاجات الاولية) (مشتركة بين الافراد ولابد من اشباعها) البقاء واستمرار الحياة
الحاجات السيكولوجية : تختلف من فرد لأخر , ومن فترة لأخرى حسب نمو ونضج الفرد , وأهميتها النسبية تختلف من فرد الى اخر. وتنقسم الى : 4 حاجات:
- الى الامان. - الاجتماعية (الى الانتماء ).- الى الاحترام والتقدير. - الى تحقيق الذات.
ثانيا : نظرية عوامل الوقاية وعوامل الدفع (نظرية هيرزبرج):
- وضعها العالم (هيرزبرج) وتقوم على اساس وجود مجموعتين من العوامل هي : عوامل الوقاية وعوامل الدفع
العوامل الوقائية (الصيانة) : توفيرها يؤدي الى ازالة عدم الرضا وهي: عوامل تحقق الامان الوظيفي : كالأجور وسياسات الشركة وظروف العمل ونوعية الاشراف والعلاقات
العوامل الدافعة : توفيرها يؤدي الى حالة الرضا , وعدم توافرها لا يؤدي الى عدم الرضا ولكنه في نفس الوقت لا يؤدي الى تحقيق الرضا . وهي مثل الانجاز , الاعتراف , طابع التحدي في العمل , المسئولية النمو والتقدم..
ثالثا : نظريةX ونظرية Y :
وضع هذه النظرية ”ماكجريجور“ وتضمنت افتراضات متعلقة بسلوك العنصر البشري في العمل .. نظرية X تتضمن افتراضات سلبية للمديرين عن العاملين , ونظرية Y تتضمن افتراضات ايجابية للمديرين عن العاملين .
افتراضات X هي :
يكره الفرد العمل-هناك ضرورة للرقابة اللصيقة المباشرة -الفرد يتجنب المسئولية -يفضل التوجيه عن طريق الاخرين-لديه طموح قليل-يكون مدفوعا للعمل نتيجة الحوافز المادية او الاقتصادية -يفضل التخصص الدقيق في الوظيفة.ان قبول المدير للافتراضات السابقة (X) سيؤدي من جانبه لتحريك ودفع السلوك الانساني من خلال اشباع الحاجات الاولية
افتراضات Y هي :
الفرد يحب العمل-ممارسة الرقابة الذاتية -يسعى لتحمل المسئولية -يفضل التوجيه الذاتي -طموحات عالية ودوافع للابتكار -يكون مدفوعا للعمل نتيجة الحوافز المعنوية-يرغب في الاثراء الوظيفي -في ظل الافتراضات السابقة (Y) فان المدير يمكنه تطبيق الوسائل التي تطرق وتمس الحاجات المرتفعة المستوى , والعوامل الدافعة وفي سبيل ذلك يعمل المدير على امداد العاملين بكل من : فرص الانجاز , والاعتراف , والتقدم , والنمو , والمسئولية
نظرية Z :
قام ويليام اوشي بتقديم نظرية Z وتقوم على الافتراضات التالية :
الموافقة على العمل مدى الحياة دون اشتراط التسريح او التوقف عن العمل. -التركيز على الثقة وكسب الولاء في علاقة العامل بصاحب العمل .-الاهتمام الشامل بالأفراد -ابراز المسئولية الفردية كعامل اساسي في العمل -الاستفادة من تأثير المشاركة في الادارة -اجراء اختبارات عالية المستوى للفرد قبل تولية مستوى وظيفي اعلى .
رابعا : نظرية دافع الانجاز :
اقترح ” ماكيلاند“ نظرية دافع الانجاز , حيث يرى ان العمل في المنظمة يركز على 3 حاجات (او دوافع ) :
أ- الحاجة الى الانجاز ب- الحاجة الى القوة ج- الحاجة الى الانتماء
انواع الحوافز الحوافز المادية - الحوافز المعنوية - الحوافز الفردية -الحوافز الجماعية -الحوافز الايجابية والسلبية
مفهوم الرقابة :
” التأكد من ان كل شيء في المنظمة يتم وفق الخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة ” وذلك بهدف كشف مواطن الضعف وتصحيحها.
” قياس الاداء الفعلي للأفراد وللتصرفات المبرمة , للتأكد من مدى الالتزام بالقرارات والتعليمات والتوجيهات التفصيلية المتعلقة بالخطة المعتمدة وتبعا لمعايير محددة سلفا“.
المعايير الموضوعية يتم الموازنة بينها وبين الانجاز الفعلي وبالتالي تنكشف للإدارة الانحرافات وهي نوعين :
- انحرافات سلبية : - انحرافات ايجابية غير مقبولة :
الرقابة الداخلية :
كل رئيس (مدير) لمجموعة من الافراد , يمارس عيلهم الرقابة . سواء كان في مستوى تنظيمي اعلى او ادنى .
الرقابة الخارجية
: هناك جهات اخرى ترد من خارج المنظمة لتمارس الرقابة على اداء المنظمات , مثال ديوان المراقبة العامة
فوائد الرقابة للمنظمة
التأكد من مدى تحقيق الاهداف الخاصة بالخطط.
التأكد من مطابقة الاداء الفعلي لمسارات الخطط .
اكتشاف الانحرافات السلبية والايجابية غبر المرغوب فيها .
التأكد من مدى مناسبة الموارد البشرية (العاملين) والموارد المادية لمتطلبات الخطط.
التأكد من الاستخدام الكفء لكل من الموارد المتاحة بما يتفق مع الخطة
التأكد من الاداء التنفيذي (التنفيذ) يسير وفقا للسياسات والإجراءات .
فوائد الرقابة للأفراد
اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة عند تقويم ادائه الفعلي بما يسمح له بالحصول على الاثابة الممكنة
اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة عند تقويم ادائه الفعلي بإتاحته الفرصة له لتجديد مهاراته وتجنب العقاب
حفظ الحقوق لأفراد جمهور المتعاملين مع المنظمة فيما يتعلق بعدالة او مساواة حصولهم على الخدمات او المعاملات
خطوات الرقابة
1: وضع المعايير الرقابية 2 : قياس الاداء الفعلي 3 : تصويب الانحرافات 4 : اقتراح الحلول البديلة 5 : المتابعة
الخطوة الاولى: وضع المعايير الرقابية
المعايير الرقابية : مقاييس يتوافر فيها الاعتدال او المناسبة , يستند اليها المدير في موازنة الاداء الفعلي بالأهداف لاكتشاف الانحرافات في التنفيذ .
ويمكن تصنيف المعايير الرقابية الى :
معايير (مقاييس) كمية (مادية ملموسة): -مقاييس كمية . - مقاييس مالية .-معايير نوعية (غير مادية) : -قلة الموظفين.- قلة المستهلكين.-قلة الموردين. .. .
الخطوة الثانية : قياس الاداء الفعلي
هذه المرحلة مرهونة بالمرحلة السابقة فمن الصعب قياس الاداء الفعلي بدون ان يتوافر للمراقب المعايير الملائمة السابق وضعها .
حتى تتم العملية الرقابية يجب على المراقب ان يأخذ في حسبانه سلامة المعايير وأيضا الاعتبارات التالية :
أ- مراعاة نطاق الاشراف ب- مدى تفهم المراقبين لأهداف المراقبة . ج- ان يكون هناك حد للخطأ المسموح به .
ووسيلة المراقب في قيامه بعملية التقويم الفعلي لأداء مرؤوسيه تتم عادم من خلال كل من اسلوب :
المتابعة المباشرة (الحية) -المتابعة المباشرة الالية - المراقبة غير المباشرة , وتتم من خلال :
أ- التقارير المكتوبة التي يعدها المرؤوس.
ب- التقارير المكتوبة وهي افضل او الشفهية من المشرف الى رئيسه المباشر .
الخطوة الثالثة : تصويب الانحرافات
ترتبط هذه المرحلة بالمرحلة السابقة (قياس الاداء) وهي تلك المرحلة التي عادة تسفر عن النتيجتين التاليتين :
- ايجابية : أي ان الانحرافات التي تكون في ظل التجاوزات المسموح بها
- سلبية : أي انحرافات تجاوزت الحدود المسموح بها ,
الخطوة الرابعة : اقتراح الحلول البديلة
بعد تحديد الادارة للمشكلة الرئيسية المؤدية لهذه الانحرافات تأتي المبادرة باقتراح الحلول البديلة , بشرط ان تتلاءم وظروف وإمكانيات المنظمة المادية والبشرية , ثم يفاضل بينها ويتم اختيار الاجراءات السريعة التي تفيد في حل هذه المشكلة بشكل فوري , وكذلك بحث الوسائل التي تكفل عدم تكرارها في الاجل الطويل .
الخطوة الخامسة : المتابعة
الهدف من هذه الخطوة هو متابعة الادارة لتنفيذ قراراتها بالإجراءات العلاجية التي تقررها للتأكد من كل من :
- مدى التزام المرؤوسين المسؤولين بها بالقرارات العلاجية المقترحة كما ونوعا وزمنا .
- مدى مناسبة هذه المقترحات للإمكانيات المتاحة .
- مدى ايجابية النتائج المحققة عن هذه الاجراءات المستجدة .
انواع الرقابة
المعيار الاول : تقسيم الرقابة حسب نوع النظام الذي يطبق به الرقابة :
نظام الرقابة المغلق : يشير الى الرقابة الذاتية التي تتبع في نظم الانتاج الالي مثل صناعة الصواريخ والطائرات )
نظام الرقابة المفتوح : عكس النظام المغلق , فهي تعتمد على العنصر البشري في مراحل الرقابة المختلفة- الاثاث
المعيار الثاني: تقسيم الرقابة حسب الهدف من اكتشاف الاخطاء :
الرقابة الايجابية (الرقابة الوقائية) : الادارة تتبع مراحل تنفيذ السياسات والإجراءات المفسرة للخطة لتتأكد من :
- ان اداء العاملين يتم وفقا للمواصفات الموضوعة .
- ان التنفيذ للممارسات التي تتم مع الاطراف الخارجية (كجهات الحكومة) يتم وفقا لما هو مخطط.
- تصرفات وسلوكيات العاملين داخل المنظمة تتم وفقا للمخطط مسبقا .
الرقابة السلبية : تستخدمها الادارة بعد انتهاء التنفيذ , حيث يتم موازنة او مقارنة الاداء الفعلي (الذي تم) بالمعايير المحددة مسبقا .. فينكشف الانحراف ويتم اتخاذ الاجراءات اللازمة حتى لا تتكرر في مواقف مماثلة .
اذا الفرق بين الرقابة الايجابية والسلبية ما يلي :
الرقابة الايجابية : تقوم بممارسة الرقابة على التنفيذ منذ بدايته (في المراحل الاولى ) لتوجيه انظار المسئولين عن أي خطا من البداية – لذلك هذا النوع من الرقابة يبث روح الطمأنينة ومصحوبا بالاستعداد لتقبل أي توجيهات للعاملين دائما.
الرقابة السلبية : تقوم على ممارسة الرقابة بعد اتمام التنفيذ والانتهاء منه , وبناء على نتائج القياس يتم توقيع العقاب على المخالفين (او إثابة الاكفاء) – لذلك قد يثير روح الخوف او الفزع للعاملين – دون المستوى- ويتسبب لهم في الاحباط وتثبيط روح الابداع.
المعيار الثالث : تقسيم الرقابة حسب التوقيت الزمني للرقابة :
الرقابة السابقة للتنفيذ (ويطلق عليها..الرقابة المانعة للأخطاء) : هذا النوع يرد على (يخص) التصرفات والمعاملات , اكثر من وروده على العاملين .
المعيار الرابع : تقسيم الرقابة حسب نوع النشاط الذي تمارس من اجله الرقابة :
الرقابة على كفاءة اداء المهام الادارية : رقابة ذاتية يقوم بها المدير لمتابعة ادائه على كل ما يقوم به من وضع خطط , وسياسات , وتنظيم وتوجيه للموارد.
الرقابة الحسابية : تركز على الجوانب المالية ( ما يتعلق بالإنفاق او التحصيل) .
الرقابة القضائية : تستهدف ضبط سلوكيات الموارد البشرية بشكل عام ( المدير يرن , والمنفذين).
خصائص الرقابة الفعالة : من اهم الخصائص التي يجب ان تتوافر في نظم الرقابة الفاعلة هي :
ان تكون المعايير الرقابية المستخدمة مناسبة.
ان تكون الوسائل الرقابية اقتصادية بقدر الامكان
ان يكون المراقب ملما بكيفية استخدام وسائل الرقابة
ان تتعدد الوسائل والأدوات الرقابية المستعملة
ان تكون النظم الرقابية مرنه
ان يتم التوازن بين كل من اعتباري الكم والنوع عند صياغة المعايير .
تعني وظيفة الأفراد (إدارة الأفراد):
”الأنشطة المختلفة التي تمارسها الوحدة التنظيمية المسئولة عن تدبير القوى العاملة اللازمة للمنظمة كما ونوعا وتوقيتا والمحافظة عليها وتعويضها وتنميتها وتحفيزها،،
تعني وظيفة التسويق:
” التسويق هو الوسيلة التي يستخدمها المنتج لتقديم المزيج التسويقي من منتجات وتسعير وترويج وتوزيع .. لإشباع احتياجات ورغبات المستهلكين وتحقيق أهدافهم المختلفة داخل حدود المجتمع الذي يعملون فيه ”.
وعرف فيليب كوتلر التسويق على انه:
نشاط إنساني يعمل على إشباع رغبات واحتياجات كل من المنتج والمستهلك عن طريق عملية التبادل بينهم“.
الإنتاج:
هو نتاج العناصر أو القوى (المدخلات) التي تستخدم في عملية التشغيل والتي تتمثل ببساطة في : القوى البشرية (العمال) والمادية (رأس المال المستثمر في الأصول الثابتة والمتداولة المختلفة) خلال فترة زمنية معينة.
الإنتاجية:
هي المعيار الذي يستخدم في قياس حجم نتاج (المخرجات) جملة العناصر التي قد ساهمت في تحقيق هذا الناتج .. (أو هي المقياس الذي يقيس مدى العلاقة التناسبية بين المخرجات والمدخلات).
المنتج:
هو الناتج النهائي لعملية التشغيل , وهو قد يكون سلعة (قلم-سيارة ..) وقد يكون خدمة (خدمة مصرفية أو علاجية ..)
عمليات الإنتاج:
يقصد بالعمليات سلسلة إجراءات التشغيل التي تجري على المادة أو المواد لأغراض تحويلها من صورتها الأولية إلى صورتها الإنتاجية المطلوبة.
وظيفة الإنتاج:
هي ذلك النشاط الذي يختص بعملية خلق السلع أو الخدمات من خلال إجراء تغيرات في شكل ومواصفات مدخلات الإنتاج بما يتفق ورغبات واحتياجات المستهلكين الحاليين والمرتقبين.
تعني وظيفة الإدارة المالية:
أنها ذلك النشاط الذهني الذي يختص بالتخطيط والتنظيم والمتابعة لحركتي الدخول والخروج للأموال الحالية والمرتقبة إلى ومن المنظمة, من خلال القرارات المالية التي تتخذ بموجب الموائمة بين اعتباري عائد الاستثمار وتكلفة تدبير الأموال, حرصا على توفير السيولة الواجبة لعمليات المشروع بما يكفل تحقيق مستوى ربح يتناسب وإشباع رغبات الملاك من حملة الأسهم.
البيانات:
هي المتطلبات أو المعطيات المجردة التي لها صفة الوصف (كلون ازرق..) أو لها صفة القياس (كالأرقام ..) أو الزمن (عشر دقائق..) أو الطول (5 سم..) أو الوزن (3 كجم..).
المعلومات:
هي البيانات التي أصبح لها معنى مفهوم واضح بعد معالجتها أو تشغيلها وهي بصورتها الأولية, مما يكسبها صفة صلاحية إمكانية استخدامها لخدمة صانع القرار.
نظام المعلومات:
ذلك النظام الذي يكفل توفير المعلومات التاريخية والحالية والمستقبلية المطلوبة لصانعي القرارات بمصداقية , من خلال قنوات الاتصال المكتوبة أو الشفهية عن كل من البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة بالكفاءة المناسبة , من خلال إجراءات جمع وتجهيز البيانات الخام.
اهمية الادارة
1. احد المؤشرات التي يمكن من خلالها التمييز بين المجتمعات المتقدمة والنامية .
2. تطور الامم وتقدمها في الزمن الماضي والحاضر ما كان يحدث لولا وجود الادارة الناجحة, بتوفيق الله ورعايته.
3. عن طريق الادارة يتحدد مستوى التعليم والأمن والعدل والرعاية الصحية والزراعة والصناعة ..وكافة اوجه النشاطات والخدمات التي يحتاجها الفرد والمجتمع.
تلخيص اهمية الادارة فيما يلي :
1. وسيلة المجتمع في تحقيق اهدافه وطموحاته من خلال ممارسته لعملية التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
2. وسيلة المجتمع في تحقيق احتياجات افراده من خلال تحديد اولويات هذه الاحتياجات واستثمار الموارد
3. ازدياد عدد المنشآت الادارية وكبرهاا باعتبارها الوسائل التي يستطيع المجتمع من خلالها تحقيق اهدافه وتلبية احتياجاته.
4. ازدادت اهمية الادارة مع اهمية العامل الانساني في نجاح المنشآت الامر الذي فرض على الاداريين تدريب العاملين لإكسابهم المهارات والمعارف لخلق بيئة عمل ملائمة.
5. ومع وجود التغيرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية الملحة.
6. ومع الفصل بين منظمات الاعمال وملاكها وبالتالي الحاجة الى رجال الادارة المتخصصين.
7. ومع الندرة المتزايدة في الموارد المادية والبشرية.
8. ومع الدعوة الى العولمة وما ترتب عليها من تحديات كبيرة .
9. ومع المنافسة الشديدة في الاسواق العالمية.
10. ومع رغبة الافراد في الوصول الى مراكز اجتماعية وقيادية متميزة .
هل الادارة علم ام فن ؟
1. فريق ينظر اليها كعلم : فهي تقوم على ملاحظة الظواهر والمشكلات الادارية وتفسيرها والتنبوء بحدوثها من أجل التحكم فيها او التكيف معها . وتعتمد في ذلك على نظريات علمية ومبادئ تطبيقية .
2. فريق ينظر اليها كفن: تعتمد على خصائص وقدرات الفرد . فالإداري يولد ولا يصنع , وهي موهبة واستعداد يولد مع الانسان ولا يكتسب .
3. الادارة علم وفن في ان واحد : به العديد من النظريات والمفاهيم التي يمكن تعليمها وتدريب الفرد عليها ليكتسب المعارف والمهارات الادارية , وفي نفس الوقت لابد ان يكون لدى هذا الفرد مهارات وقدرات خاصة تمكنه من الاستفادة مما تعلمه
مجالات الادارة
1-الادارة العامة . 2-ادارة الاعمال .3-ادارة الهيئات والمنظمات الخاصة .4-الادارة الاقليمية والدولية .
- تنقسم منشات الاعمال (بحسب شكلها القانوني الى) :
* منشآت فردية. * شركات .- وتنقسم الى :
*شركات الافراد – الاشخاص (وتنقسم الى شركات التضامن والتوصية البسيطة والمحاصة).
*شركات الاموال (شركات مساهمة).
*شركات وسط بين شركات الاشخاص والأموال (شركات ذات مسؤولية محدودة ).
عناصر الادارة 1المنشأة 2الوظائف 3المهام4 الموارد
1. لقد تطورت الادارة في العصر الراهن خمس مدارس هي
: الكلاسيكية (التقليدية) , العلاقات الانسانية , التجريبية , النظم الاجتماعية , النظم المعاصرة .
المدرسة الكلاسيكية ( التقليدية ) :
ضرورة معاملة الانسان على انه شبيه بالآلة بتم تحفيزه بواسطة المكاسب المالية .
اهم علمائها : ”ماكس فيبر ”هنري فايول“ الفرنسي , ” فردريك تايلور“ الامريكي
مدرسة العلاقات الانسانية:
ظهرت كرد فعل يعارض الاتجاه التقليدي ( النظرية غير الانسانية للعامل ) . اهم الاسماء التي ساهمت في ظهور ونمو هذا الاتجاه : ماري فولييت , التون مايو , شستر بارنارد , , هربرت سايمون .. كل منهم له نظرته تجاه الاسلوب الامثل في الادارة , ولكنهم يشتركون في نقد النظرية التقليدية للإدارة .قامت على اساس نتائج دراسات الهوثورن في الولايات المتحدة الامريكية ( لـ التون مايو وزملائه) .
القيمة البارزة لهذه المدرسة هي : الاهتمام بالناس .. الانسان اهم عناصر الادارة .. العمل نشاط اجتماعي.
اهتمت : بالروح المعنوية للعاملين , درجة الانسجام بين المجموعة العاملة , الحوافز, الرضا الوظيفي.
قامت بتحليل العوامل غير الرسمية للمنظمة , رفع المستوى التعليمي للعاملين , اتخاذ القرار الجماعي , الادارة بالمشاركة , تدريب المديرين كقادة فرق , التحفيز.
المدرسة التجريبية
نتيجة للانتقادات التي واجهتها مدرسة العلاقات الانسانية (التي ركزت بشكل مبالغ فيه على الانسان) ظهرت المدرسة التجريبية .ركزت على الجانب العملي من ممارسة الادارة اكثر من النظري .
ميزت بين الادارة العلمية (الممارسة العملية للإدارة على اسس علمية ) وعلم الادارة ( البحث النظري في مجال العملية الادارية ) اهم روادها : وليام نيومان , بيتر دركر .
اكدت على مهنية الادارة , وارجعوا نجاح المديرين الى اتقانهم العمل الادارى ومهاراتهم الادارية اكثر من خبرتهم الفنية المتخصصة . تتشابه مع المدرسة الكلاسيكية ( التقليدية ) مع ادخال بعض التعديلات لتكتسب المرونة اللازمة
مدرسة النظم الاجتماعية
تهتم بدراسة المنظمات باعتبارها وحدات اجتماعية ذات وظائف مهمة في المجتمعات , تتفاعل مع وحدات اجتماعية اخرى , وتتكون نفسها من وحدات فرعية تتفاعل فيما بينها اهم روادها : ”سليزنك“ , وبارسون
المدرسة المعاصرة في الادارة
تمثل المرحلة الراهنة مزيجا تراكميا من الافكار والمبادئ التي طرحتها مدارس الادارة السابقة ( النظرة العلمية ومبادئ العمل , الاهتمام بالإنسان , مهنية الادارة , دراسة المنظمة كنظام او وحدة اجتماعية يتأثر بالبيئة , الادارة الموقفية ) .
النظريات والمداخل الحديثة في الادارة
أ-النموذج الياباني في الادارة (نظرية Z ).ب- نظرية الثقافة التنظيمية.ج- ادارة الجودة الكلية. د- الهندرة.ه- ادارة المعرفة
تعريف التخطيط
التخطيط هو : التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل.
التخطيط هو : تحديد اهداف المنظمة وتقرير افضل السبل لانجازها.
التخطيط هو : التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته
التخطيط هو : عملية فكرية تعتمد على المنطق يبذل فيها جهد لتوضيح الاهداف والبحث عن افضل السبل لتحقيقها.
فوائد التخطيط
يساهم في وضع الاهداف , وبالتالي يسهل التنسيق والتكامل بين الجهود .
يحقق التناسق بين الاهداف ويزيل التعارض بينها.
يساهم في الكشف عن مشكلات العمل المستقبلية .
يساعد في ترشيد النفقات.
يساهم في الرقابة لأنه يضع المقاييس والمعايير .
يساعد في وضع البرامج الزمنية .
يساعد في تنظيم العمل .
انواع التخطيط
حسب الفترة الزمنية 1- طويل الاجل . 2-متوسط الاجل. 3قصير الاجل.
حسب المستوى الاداري :
1-التخطيط عل مستوى الادارة العليا 2- الادارة الوسطى 3 - الادارة الدنيا
عناصر التخطيط
اولا : الاهداف : هي ” الاغراض والغايات التي يراد تحقيقها في المستقبل ” . وقد تكون عامة او محددة , طويلة المدى او قصيرة , اساسية او فرعية .
. الشروط الواجب مراعاتها عند وضع الاهداف :
وضوح الاهداف - مشروعية الهدف - واقعية الهدف - قابلية الهدف للقياس والمتابعة .
ثانيا: السياسات: ”هي مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها الادارة العليا في المنشاة لكي تسترشد بها باقي المستويات الادارية في المنشأة“ .
ثالثا : القواعد: ”القاعدة هي ما يجب القيام به او الامتناع عنه من سلوك او تصرفات“.
رابعا : الاجراءات: سلسلة الاعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل ما“
خطوات التخطيط
تحديد الاهداف. - جمع المعلومات. -وضع الافتراضات. -تحديد البدائل والاختيار من بينها - التنفيذ وتقويم النتائج
معوقات التخطيط
البيئة المعقدة. نقص المعلومات. مقاومة التغيير. عدم الواقعية. عدم التنسيق بين المشروعات الادارية. وجود القيود. الوقت والتكلفة.
صفات التخطيط الفعال
وضوح الهدف - المرونة - البساطة - المشاركة في الاعداد - الواقعية - تحقيق التوازن - المتابعة والتقويم
مفهوم اتخاذ القرار
اتخاذ القرار ” عملية يتم بموجبها اختيار بديل للعمل من اجل حل مشكلة ما ”.
اتخاذ القرار ” عملية يحدد من خلالها المديرين مشكلات التنظيم ويحاولون حلها ”.
اتخاذ القرار ” عملية بحث عن حل وسط او اختيار افضل البدائل في حدود الظروف السائدة ”.
اذا مفهوم اتخاذ القرار يقوم على 3 عناصر :1عملية ذهنية او حركية او كليهما .2عملية اختيار بديل من بين عدة بدائل ويكون هو القرار.3هدف اتخاذ القرار هو حل مشكلة او تعديل وضع ما .
اتخاذ القرارات والعملية الادارية
1- ذكر هربرت سايمون : ” ان الادارة هي اتخاذ قرارات“.
2- اتخاذ القرارات محور عناصر العملية الادارية (التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة ).
3- الافراد في كافة المستويات الادارية (عليا وسطى تنفيذية ) يتخذون قرارات لحل مشكلات العمل وتحقيق اهداف المنشات
4- هي المهمة الرئيسية للمديرين فالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة هي في جوهرها عملية اتخاذ قرارات . اتخاذ القرارات ليس قاصرا على المديرين فالموظفين والعاملون الذين لا يتولون مناصب ادارية يتخذون قرارات
انواع القرارات
قرارات طويلة الاجل وقصيرة الاجل . استراتيجية وخاصة بالأهداف. حسب الموضوع ( تنظيمية.ادارية - مالية
القرارات المبرمجة ” هي تلك القرارات التي يتم اتخاذها بشكل روتيني او متكرر ، حيث تتخذ في مواقف محددة وتخضع لقواعد معينة ”.
1- هذه القواعد قد تكون عادات سابقة او سياسات او انظمة يجب تطبيقها .
2- تطبق في الاعمال الروتينية وتخضع لأنظمة وقواعد إلا انها ممكن ان تكون قرارات معقدة .
3- مع وجود الحاسب الالي لا تستغرق وقت وجهد من العاملين ( مثل تسديد الفواتير والإيداع والسحب
4- معظم القرارات الروتينية ( المبرمجة ) يتم اتخاذها من قبل المستوى الاشرافي التنفيذي في الادارة
القرارات غير المبرمجة ”هي القرارات التي لا يمكن معها تطبيق القواعد والإجراءات المحددة سلفا كما هو الحال بالنسبة للقرارات المبرمجة ”
1- تتخذ في مواقف جديدة وغير محددة . وعادة تتضمن قدرا من عدم التأكد . ولذلك تتضمن درجة من المخاطرة
2- معظمها يتخذ من قبل الادارة العليا , وتحتاج درجة عالية من الابداع .
خطوات اتخاذ القرار
1-تحديد المشكلة .2جمع المعلومات .3-طرح البدائل واختيار البديل المناسب .4-تنفيذ الحل .5-متابعة تنفيذ الحل
مزايا الاسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات :
1التأكيد على مبدأ الشورى .2الوصول الى قرارات افضل 3الوصول الى بدائل اكثر .القبول.4رفع الروح المعنوية
عيوب الاسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات :
1استهلاك الوقت .2الهيمنة بعض الاعضاء .3التفكير الجماعي والحرص على الاتفاق .4 تشتت المسئولية .
مفهوم التنظيم ( التنظيم الاداري )
التنظيم ” هو وضع نظام للعلاقات منسق اداريا وتحديد الوظائف وتكوين الوحدات الادارية ” .
التنظيم ” هو توزيع المسئوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق اقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق الاهداف المحددة“ .
التنظيم هو ” عملية تنسيق الجهود البشرية في أي منظمة حتى تتمكن من تحقيق اهدافها بأقل تكاليف ومجهود ووقت وبأقصى كفاية انتاجية ممكنة ”.
التنظيم هو ترتيب الاعمال او الانشطة في وحدات ادارية يسهل الاشراف عليها مع تحديد العلاقات الرسمية بين اولئك الذين يعينون او يخصصون للقيام بتلك الاعمال ”
المواصفات التي يجب ان تتوفر في التنظيم
التغطية الشاملة للمهام .الوضوح ( المسئوليات والصلاحيات والعلاقات ).التوازن بين المسئوليات والصلاحيات .
انواع التنظيم
التنظيم الرسمي :
هو البناء الرسمي الذي يحدد العلاقات والمستويات الادارية للأعمال التي يقوم بها الافراد وتوزيع المسئوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء المهام او الوظائف لكل وحدة ادارية او شخص في المنظمة”
التنظيم غير الرسمي :
مجموعة العلاقات التي تنشأ وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد واشتراكهم في اهداف ومشكلات متشابهة
مبادئ التنظيم
المقصود بمبادئ التنظيم ” مجموعة التوجيهات التي يفضل الاسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمنظمة و تحديد مهام كل وحدة ادارية في هذا الهيكل
من اهم مبادئ التنظيم الاداري : مبدأ الهدف – مبدأ الوظيفة مبدأ التخصص وتقسيم العمل -مبدأ وحدة القيادة . مبدأ نطاق الاشراف .مبدأ تكافؤ المسئولية والسلطة .- مبدأ المركزية واللامركزية -مبدأ التفويض -مبدأ التنسيق مبدأالتوازن والمرونة
خصائص التنظيم الفعال ( الجيد )
استيعاب مضامين نظريات ومفاهيم الادارة (والتنظيم) القديمة والحديثة . التأكيد على اهمية قياس الاداء على ضوء الاهداف المحددة لكل منظمة او ادارة .تنمية وتفعيل منهج الرقابة التلقائية .التنسيق بين كافة الوحدات الادارية . تخفيض التكاليف .تبني التغيير كأحد مناهج تطوير وبقاء المنظمات .
الهياكل التنظيمية
الهيكل التنظيمي : ” هو النموذج الذي يعكس طبيعة التعامل والتنسيق المصمم من قبل الادارة وذلك من اجل الربط بين مهام الافراد والجماعات في المنظمة بما يعمل على تحقيق اهداف المنظمة“.
الخارطة (الخريطة) التنظيمية : ” رسم بياني او تخطيطي يصور لنا الخطوط العريضة للهيكل التنظيمي ”.أو ” هي رسم بياني ( صورة ) للهيكل التنظيمي حيث يتم من خلاله تصوير العلاقات والارتباطات الرسمية داخل المنظمة , وهو يصف خطوط انسياب السلطة والمسئولية التي توضع من اجل التنسيق“.
طرق وخطوات تصميم الهيكل التنظيمي
اولا : طريقة تحليل الهدف ( من اعلى الى اسفل ) : تتبنى سلسلة من الخطوات تبدأ بتحليل الاهداف الرئيسية للمنظمة الى اهداف ونشاطات فرعية , وبناء عليها يتم انشاء وحدات ادارية رئيسية تقسم الى وحدات ادارية فرعية , وكل وحدة فرعية الى وحدات ادارية اصغر كل منها يؤدي مهام محددة ويخدم هدف محدد ويضم عاملين يعملن في اعمال متشابهة ).
ثانيا : طريقة تجميع الانشطة ( من اسفل الى اعلى ) : يتم حصر وتجميع الانشطة الصغيرة المختلفة التي تقوم بها المنظمة في وحدات صغيرة (وظائف او شعب) , وتجمع بعد ذلك هذه الوحدات الصغيرة المتشابهة في اقسام محددة , ثم تجمع هذه الاقسام في ادارات اكبر .. وهكذا الى ان تصل الى قمة الهيكل التنظيمي المتمثل في الادارة العليا ( رئيس الشركة – مدير عام .. )
طرق (اسس) تقسيم الانشطة
أ. التنظيم على اساس الوظيفة .ب. التنظيم على اساس نوع المنج .ج. التنظيم على اساس الموقع الجغرافي .د. التنظيم على اساس العملاء ( نوع المستفيد ).ه. التنظيم المختلط . ..
الدليل التنظيمي
” وثيقة تتضمن معلومات تفصيلية تشمل اهداف المنظمة ونشاطاتها ومسميات وأهداف وارتباطات الوحدات الادارية فيها الى جانب الخرائط التنظيمية ”
تعريف القيادة
” القدرة على التوجيه من اجل تحقيق هدف معين عن طريق الاخرين ” .
القائد الاداري والرئيس الاداري .
( كل قائد رئيس , وليس كل رئيس قائد )
مصادر قوة القائد
مصدر التأثير الشخصي ( الصفات والسمات الشخصية). مصدر السلطة النظامية ( السلطة – السلطة الرسمية )
مصدر منح التقدير المالي ( الحافز ) مصدر الخبرة والمهارة ( مستوى خبرة ومهارة القائد ).
النظريات الحديثة في القيادة
1- نظرية سلسلة السلوك : -تعالج بعدين هامين لتحديد النموذج القيادي للقائد ,
هما: (مقدار السلطة التي يمتلكها القائد) و ( مقدار الحرية الممنوحة للمرؤوسين)
-وهناك مقياس متدرج من 7 احتمالات تحدد موقع القائد على ضوء البعدين السابقينن خلالها نستطيع ان نصف القائد هل هو ديمقراطي او ديكتاتوري او بينهما ..
قائد يصنع قراره ويعلنه. - قائد يبيع قراره - قائد يقدم افكاره ويدعو الى الاسئلة - قائد يعرض قرار غير نهائي يخضع للتغيير. - قائد يعرض مشكلة ويحصل على مناقشات تساهم في عمل القرار. - قائد يعرض ويحدد المشكلة ويسأل المجموعة لتصنيع قراره - قائد يسمح للمرؤوسين بأن يعملوا ضمن حدودعرفت لهم بواسطته .
2- نظرية القيادة الفعالة ( لفيدلر) : تعالج نوعين هامين من القيادة هما :
- الدكتاتوري (يوجد في الانظمة التقليدية والعسكرية – يصنع القرار بنفسه وهو الذي يفكر وعلى الاخرين التنفيذ )
- الديمقراطي (النظرة الجديدة للقيادة – يركز علاقاته مع الجماعة ويستخدم الموارد البشرية بشكل فعال بالمشاركة
عوامل تأثيرعلى فعالية القيادة هي: - قوة الموقع للقائد - بناء وتركيبة المهمة - العلاقات الشخصية للقائد .
3- دراسات جامعة اوهايو والشبكة الادارية :
دراسات جامعة اوهايو قسمت المتغيرات التي توثر على السلوك الاداري الى تصنيف ثنائي :
1-مدى اهتمام المدير ( القائد ) بالإنتاج والعمل . 2-مدى اهتمامه بالناس او العلاقات الانسانية.
ولقد وضع (بليك وموتون) نموذجا مبني على هذين البعدين ( الاهتمام بالإنتاج , والاهتمام بالناس )
وجدت 5 انماط قيادية هي :
1- القائد المعتدل ( تعادل -وسط - في انجاز العمل , وبقاء الروح المعنوية للموظفين في مستوى مرضي -وسط).
2- القائد الانساني ( يهتم بحاجات الموظفين – وله علاقات طيبة ومرضية معهم – صداقة واطمئنان )
3- القائد المهتم بالإنتاج ( يهتم بكفاية العمل ويهيئ ظروف العمل – والاعتبارات الانسانية في ادنى صورها)
4- القائد المشارك ( انجاز العمل مع الفريق -المرؤوسين- لتحقيق الهدف , وعلاقات ثقة واحترام مع المرؤوسين).
5- “ نمط القيادة 9-9 هو افضل الاساليب الادارية حيث المشاركة هي اساس العلاقات بين القائد والمرؤوس . وعلى الرغم من ان الشبكة الادارية اداة للتطوير الاداري , إلا انه لا يوجد اثبات حقيقي
4- نظرية دورة الحياة للقيادة :
(بلانشرد وهرسي) نظرية دورة حياة القيادة وتحاول تزويد القائد ببعض الفهم عن العلاقة بين النموذج الفعال للقيادة ومستوى نضج التابعين ( تركز على التابعين كعنصر حيوي في أي موقف قيادي
5- نظرية الطريق الى الهدف :
Mitchell & House نظرية الطريق الى الهدف وتناولت موضوعا هو : كيف يكون القائد مؤثرا في الاخرين وكيف يمكن ادراك الوسائل التي تؤدي الى تحقيق الهدف ( سواء الاهداف الشخصية او اهداف العمل ) بما يؤثر ايجابيا على المرؤوسين (التابعين) ويعزز سلوكهم باتجاه تلك الاهداف وباتجاه تقبل سلوك القائد واحترامه.
وتوضح النظرية ان هناك 4 انواع من القيادة هي :
القيادة الموجهة. - القيادة الداعمة. - قيادة المشاركة. - القيادة المهتمة بالانجاز.
وضع ”بيرت نانوس“ في كتاب (القادة واستراتيجيات السيطرة) 7 مهارات قيادية منها :
- الرؤية المرشدة , العاطفة , المصداقية , الثقة , الفضول , الجرأة.
بينما وضع ”ستيفن كوفي“ ) 7 عادات اساسية تميز القائد الفاعل هي : - كن ايجابيا , ابدأ والنهاية في ذهنك , ابدأ بالأهم , فكر بعقلية اكسب واكسب , اسعى ان تفهم قبل ان تُفهم , تكامل مع الاخرين , جدد الطاقة .
معوقات القيادة الادارية في الدول النامية
العوائق الادارية - العوائق البيئية -العوائق النابعة من وضع القيادات في الدول النامية
تعريف الدافعية
” حالة داخلية عند الفرد تولد لديه الطاقة والحركة وتوجه السلوك نحو الهدف“ .
”سلسلة من الاستجابات تبدأ بالحاجات التي يشعر بها الفرد وينتج عنها رغبات مما يؤدي الى احداث السلوك لتحقيق الرضا“ اذا الخاصية المشتركة بين تعريفات الدافعية هي: درجة الحماس الفردي للسلوك الموجه له.
نجد ان الدافعية تتحدد اساسا من 3 منطلقات :تنشيط السلوك – توجيه السلوك – تثبيت وتعديل السلوك .
الدوافع والحوافز
الدافعية (الدوافع) : ”هي محرك داخلي للسلوك الانساني وتنبع من ذات الفرد لإشباع حاجات محددة“ .
بينما الحوافزهي المحركات والمؤثرات الخارجية التي تستخدمها الادارة لإثارة دوافع الانجاز لدى الافراد العاملين
اذا ”الدافعية“ عوامل داخل الفرد بينما ”الحوافز“ عوامل خارج الفرد .
انواع الدوافع
الدوافع الاولية والدوافع الثانوية.-الدوافع الفردية والدوافع الاجتماعية -الدوافع الشعورية والدوافع اللاشعورية.
نظريات الدوافع
اولا: نظرية تدرج الحاجات لماسلو: تتلخص النظرية في الخطوات التالية :
الانسان كائن يشعر باحتياج لأشياء معينة , تبدأ بالحاجات الاساسية الاولية
الحاجات الفسيولوجية (الحاجات الاولية) (مشتركة بين الافراد ولابد من اشباعها) البقاء واستمرار الحياة
الحاجات السيكولوجية : تختلف من فرد لأخر , ومن فترة لأخرى حسب نمو ونضج الفرد , وأهميتها النسبية تختلف من فرد الى اخر. وتنقسم الى : 4 حاجات:
- الى الامان. - الاجتماعية (الى الانتماء ).- الى الاحترام والتقدير. - الى تحقيق الذات.
ثانيا : نظرية عوامل الوقاية وعوامل الدفع (نظرية هيرزبرج):
- وضعها العالم (هيرزبرج) وتقوم على اساس وجود مجموعتين من العوامل هي : عوامل الوقاية وعوامل الدفع
العوامل الوقائية (الصيانة) : توفيرها يؤدي الى ازالة عدم الرضا وهي: عوامل تحقق الامان الوظيفي : كالأجور وسياسات الشركة وظروف العمل ونوعية الاشراف والعلاقات
العوامل الدافعة : توفيرها يؤدي الى حالة الرضا , وعدم توافرها لا يؤدي الى عدم الرضا ولكنه في نفس الوقت لا يؤدي الى تحقيق الرضا . وهي مثل الانجاز , الاعتراف , طابع التحدي في العمل , المسئولية النمو والتقدم..
ثالثا : نظريةX ونظرية Y :
وضع هذه النظرية ”ماكجريجور“ وتضمنت افتراضات متعلقة بسلوك العنصر البشري في العمل .. نظرية X تتضمن افتراضات سلبية للمديرين عن العاملين , ونظرية Y تتضمن افتراضات ايجابية للمديرين عن العاملين .
افتراضات X هي :
يكره الفرد العمل-هناك ضرورة للرقابة اللصيقة المباشرة -الفرد يتجنب المسئولية -يفضل التوجيه عن طريق الاخرين-لديه طموح قليل-يكون مدفوعا للعمل نتيجة الحوافز المادية او الاقتصادية -يفضل التخصص الدقيق في الوظيفة.ان قبول المدير للافتراضات السابقة (X) سيؤدي من جانبه لتحريك ودفع السلوك الانساني من خلال اشباع الحاجات الاولية
افتراضات Y هي :
الفرد يحب العمل-ممارسة الرقابة الذاتية -يسعى لتحمل المسئولية -يفضل التوجيه الذاتي -طموحات عالية ودوافع للابتكار -يكون مدفوعا للعمل نتيجة الحوافز المعنوية-يرغب في الاثراء الوظيفي -في ظل الافتراضات السابقة (Y) فان المدير يمكنه تطبيق الوسائل التي تطرق وتمس الحاجات المرتفعة المستوى , والعوامل الدافعة وفي سبيل ذلك يعمل المدير على امداد العاملين بكل من : فرص الانجاز , والاعتراف , والتقدم , والنمو , والمسئولية
نظرية Z :
قام ويليام اوشي بتقديم نظرية Z وتقوم على الافتراضات التالية :
الموافقة على العمل مدى الحياة دون اشتراط التسريح او التوقف عن العمل. -التركيز على الثقة وكسب الولاء في علاقة العامل بصاحب العمل .-الاهتمام الشامل بالأفراد -ابراز المسئولية الفردية كعامل اساسي في العمل -الاستفادة من تأثير المشاركة في الادارة -اجراء اختبارات عالية المستوى للفرد قبل تولية مستوى وظيفي اعلى .
رابعا : نظرية دافع الانجاز :
اقترح ” ماكيلاند“ نظرية دافع الانجاز , حيث يرى ان العمل في المنظمة يركز على 3 حاجات (او دوافع ) :
أ- الحاجة الى الانجاز ب- الحاجة الى القوة ج- الحاجة الى الانتماء
انواع الحوافز الحوافز المادية - الحوافز المعنوية - الحوافز الفردية -الحوافز الجماعية -الحوافز الايجابية والسلبية
مفهوم الرقابة :
” التأكد من ان كل شيء في المنظمة يتم وفق الخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة ” وذلك بهدف كشف مواطن الضعف وتصحيحها.
” قياس الاداء الفعلي للأفراد وللتصرفات المبرمة , للتأكد من مدى الالتزام بالقرارات والتعليمات والتوجيهات التفصيلية المتعلقة بالخطة المعتمدة وتبعا لمعايير محددة سلفا“.
المعايير الموضوعية يتم الموازنة بينها وبين الانجاز الفعلي وبالتالي تنكشف للإدارة الانحرافات وهي نوعين :
- انحرافات سلبية : - انحرافات ايجابية غير مقبولة :
الرقابة الداخلية :
كل رئيس (مدير) لمجموعة من الافراد , يمارس عيلهم الرقابة . سواء كان في مستوى تنظيمي اعلى او ادنى .
الرقابة الخارجية
: هناك جهات اخرى ترد من خارج المنظمة لتمارس الرقابة على اداء المنظمات , مثال ديوان المراقبة العامة
فوائد الرقابة للمنظمة
التأكد من مدى تحقيق الاهداف الخاصة بالخطط.
التأكد من مطابقة الاداء الفعلي لمسارات الخطط .
اكتشاف الانحرافات السلبية والايجابية غبر المرغوب فيها .
التأكد من مدى مناسبة الموارد البشرية (العاملين) والموارد المادية لمتطلبات الخطط.
التأكد من الاستخدام الكفء لكل من الموارد المتاحة بما يتفق مع الخطة
التأكد من الاداء التنفيذي (التنفيذ) يسير وفقا للسياسات والإجراءات .
فوائد الرقابة للأفراد
اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة عند تقويم ادائه الفعلي بما يسمح له بالحصول على الاثابة الممكنة
اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة عند تقويم ادائه الفعلي بإتاحته الفرصة له لتجديد مهاراته وتجنب العقاب
حفظ الحقوق لأفراد جمهور المتعاملين مع المنظمة فيما يتعلق بعدالة او مساواة حصولهم على الخدمات او المعاملات
خطوات الرقابة
1: وضع المعايير الرقابية 2 : قياس الاداء الفعلي 3 : تصويب الانحرافات 4 : اقتراح الحلول البديلة 5 : المتابعة
الخطوة الاولى: وضع المعايير الرقابية
المعايير الرقابية : مقاييس يتوافر فيها الاعتدال او المناسبة , يستند اليها المدير في موازنة الاداء الفعلي بالأهداف لاكتشاف الانحرافات في التنفيذ .
ويمكن تصنيف المعايير الرقابية الى :
معايير (مقاييس) كمية (مادية ملموسة): -مقاييس كمية . - مقاييس مالية .-معايير نوعية (غير مادية) : -قلة الموظفين.- قلة المستهلكين.-قلة الموردين. .. .
الخطوة الثانية : قياس الاداء الفعلي
هذه المرحلة مرهونة بالمرحلة السابقة فمن الصعب قياس الاداء الفعلي بدون ان يتوافر للمراقب المعايير الملائمة السابق وضعها .
حتى تتم العملية الرقابية يجب على المراقب ان يأخذ في حسبانه سلامة المعايير وأيضا الاعتبارات التالية :
أ- مراعاة نطاق الاشراف ب- مدى تفهم المراقبين لأهداف المراقبة . ج- ان يكون هناك حد للخطأ المسموح به .
ووسيلة المراقب في قيامه بعملية التقويم الفعلي لأداء مرؤوسيه تتم عادم من خلال كل من اسلوب :
المتابعة المباشرة (الحية) -المتابعة المباشرة الالية - المراقبة غير المباشرة , وتتم من خلال :
أ- التقارير المكتوبة التي يعدها المرؤوس.
ب- التقارير المكتوبة وهي افضل او الشفهية من المشرف الى رئيسه المباشر .
الخطوة الثالثة : تصويب الانحرافات
ترتبط هذه المرحلة بالمرحلة السابقة (قياس الاداء) وهي تلك المرحلة التي عادة تسفر عن النتيجتين التاليتين :
- ايجابية : أي ان الانحرافات التي تكون في ظل التجاوزات المسموح بها
- سلبية : أي انحرافات تجاوزت الحدود المسموح بها ,
الخطوة الرابعة : اقتراح الحلول البديلة
بعد تحديد الادارة للمشكلة الرئيسية المؤدية لهذه الانحرافات تأتي المبادرة باقتراح الحلول البديلة , بشرط ان تتلاءم وظروف وإمكانيات المنظمة المادية والبشرية , ثم يفاضل بينها ويتم اختيار الاجراءات السريعة التي تفيد في حل هذه المشكلة بشكل فوري , وكذلك بحث الوسائل التي تكفل عدم تكرارها في الاجل الطويل .
الخطوة الخامسة : المتابعة
الهدف من هذه الخطوة هو متابعة الادارة لتنفيذ قراراتها بالإجراءات العلاجية التي تقررها للتأكد من كل من :
- مدى التزام المرؤوسين المسؤولين بها بالقرارات العلاجية المقترحة كما ونوعا وزمنا .
- مدى مناسبة هذه المقترحات للإمكانيات المتاحة .
- مدى ايجابية النتائج المحققة عن هذه الاجراءات المستجدة .
انواع الرقابة
المعيار الاول : تقسيم الرقابة حسب نوع النظام الذي يطبق به الرقابة :
نظام الرقابة المغلق : يشير الى الرقابة الذاتية التي تتبع في نظم الانتاج الالي مثل صناعة الصواريخ والطائرات )
نظام الرقابة المفتوح : عكس النظام المغلق , فهي تعتمد على العنصر البشري في مراحل الرقابة المختلفة- الاثاث
المعيار الثاني: تقسيم الرقابة حسب الهدف من اكتشاف الاخطاء :
الرقابة الايجابية (الرقابة الوقائية) : الادارة تتبع مراحل تنفيذ السياسات والإجراءات المفسرة للخطة لتتأكد من :
- ان اداء العاملين يتم وفقا للمواصفات الموضوعة .
- ان التنفيذ للممارسات التي تتم مع الاطراف الخارجية (كجهات الحكومة) يتم وفقا لما هو مخطط.
- تصرفات وسلوكيات العاملين داخل المنظمة تتم وفقا للمخطط مسبقا .
الرقابة السلبية : تستخدمها الادارة بعد انتهاء التنفيذ , حيث يتم موازنة او مقارنة الاداء الفعلي (الذي تم) بالمعايير المحددة مسبقا .. فينكشف الانحراف ويتم اتخاذ الاجراءات اللازمة حتى لا تتكرر في مواقف مماثلة .
اذا الفرق بين الرقابة الايجابية والسلبية ما يلي :
الرقابة الايجابية : تقوم بممارسة الرقابة على التنفيذ منذ بدايته (في المراحل الاولى ) لتوجيه انظار المسئولين عن أي خطا من البداية – لذلك هذا النوع من الرقابة يبث روح الطمأنينة ومصحوبا بالاستعداد لتقبل أي توجيهات للعاملين دائما.
الرقابة السلبية : تقوم على ممارسة الرقابة بعد اتمام التنفيذ والانتهاء منه , وبناء على نتائج القياس يتم توقيع العقاب على المخالفين (او إثابة الاكفاء) – لذلك قد يثير روح الخوف او الفزع للعاملين – دون المستوى- ويتسبب لهم في الاحباط وتثبيط روح الابداع.
المعيار الثالث : تقسيم الرقابة حسب التوقيت الزمني للرقابة :
الرقابة السابقة للتنفيذ (ويطلق عليها..الرقابة المانعة للأخطاء) : هذا النوع يرد على (يخص) التصرفات والمعاملات , اكثر من وروده على العاملين .
المعيار الرابع : تقسيم الرقابة حسب نوع النشاط الذي تمارس من اجله الرقابة :
الرقابة على كفاءة اداء المهام الادارية : رقابة ذاتية يقوم بها المدير لمتابعة ادائه على كل ما يقوم به من وضع خطط , وسياسات , وتنظيم وتوجيه للموارد.
الرقابة الحسابية : تركز على الجوانب المالية ( ما يتعلق بالإنفاق او التحصيل) .
الرقابة القضائية : تستهدف ضبط سلوكيات الموارد البشرية بشكل عام ( المدير يرن , والمنفذين).
خصائص الرقابة الفعالة : من اهم الخصائص التي يجب ان تتوافر في نظم الرقابة الفاعلة هي :
ان تكون المعايير الرقابية المستخدمة مناسبة.
ان تكون الوسائل الرقابية اقتصادية بقدر الامكان
ان يكون المراقب ملما بكيفية استخدام وسائل الرقابة
ان تتعدد الوسائل والأدوات الرقابية المستعملة
ان تكون النظم الرقابية مرنه
ان يتم التوازن بين كل من اعتباري الكم والنوع عند صياغة المعايير .
تعني وظيفة الأفراد (إدارة الأفراد):
”الأنشطة المختلفة التي تمارسها الوحدة التنظيمية المسئولة عن تدبير القوى العاملة اللازمة للمنظمة كما ونوعا وتوقيتا والمحافظة عليها وتعويضها وتنميتها وتحفيزها،،
تعني وظيفة التسويق:
” التسويق هو الوسيلة التي يستخدمها المنتج لتقديم المزيج التسويقي من منتجات وتسعير وترويج وتوزيع .. لإشباع احتياجات ورغبات المستهلكين وتحقيق أهدافهم المختلفة داخل حدود المجتمع الذي يعملون فيه ”.
وعرف فيليب كوتلر التسويق على انه:
نشاط إنساني يعمل على إشباع رغبات واحتياجات كل من المنتج والمستهلك عن طريق عملية التبادل بينهم“.
الإنتاج:
هو نتاج العناصر أو القوى (المدخلات) التي تستخدم في عملية التشغيل والتي تتمثل ببساطة في : القوى البشرية (العمال) والمادية (رأس المال المستثمر في الأصول الثابتة والمتداولة المختلفة) خلال فترة زمنية معينة.
الإنتاجية:
هي المعيار الذي يستخدم في قياس حجم نتاج (المخرجات) جملة العناصر التي قد ساهمت في تحقيق هذا الناتج .. (أو هي المقياس الذي يقيس مدى العلاقة التناسبية بين المخرجات والمدخلات).
المنتج:
هو الناتج النهائي لعملية التشغيل , وهو قد يكون سلعة (قلم-سيارة ..) وقد يكون خدمة (خدمة مصرفية أو علاجية ..)
عمليات الإنتاج:
يقصد بالعمليات سلسلة إجراءات التشغيل التي تجري على المادة أو المواد لأغراض تحويلها من صورتها الأولية إلى صورتها الإنتاجية المطلوبة.
وظيفة الإنتاج:
هي ذلك النشاط الذي يختص بعملية خلق السلع أو الخدمات من خلال إجراء تغيرات في شكل ومواصفات مدخلات الإنتاج بما يتفق ورغبات واحتياجات المستهلكين الحاليين والمرتقبين.
تعني وظيفة الإدارة المالية:
أنها ذلك النشاط الذهني الذي يختص بالتخطيط والتنظيم والمتابعة لحركتي الدخول والخروج للأموال الحالية والمرتقبة إلى ومن المنظمة, من خلال القرارات المالية التي تتخذ بموجب الموائمة بين اعتباري عائد الاستثمار وتكلفة تدبير الأموال, حرصا على توفير السيولة الواجبة لعمليات المشروع بما يكفل تحقيق مستوى ربح يتناسب وإشباع رغبات الملاك من حملة الأسهم.
البيانات:
هي المتطلبات أو المعطيات المجردة التي لها صفة الوصف (كلون ازرق..) أو لها صفة القياس (كالأرقام ..) أو الزمن (عشر دقائق..) أو الطول (5 سم..) أو الوزن (3 كجم..).
المعلومات:
هي البيانات التي أصبح لها معنى مفهوم واضح بعد معالجتها أو تشغيلها وهي بصورتها الأولية, مما يكسبها صفة صلاحية إمكانية استخدامها لخدمة صانع القرار.
نظام المعلومات:
ذلك النظام الذي يكفل توفير المعلومات التاريخية والحالية والمستقبلية المطلوبة لصانعي القرارات بمصداقية , من خلال قنوات الاتصال المكتوبة أو الشفهية عن كل من البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة بالكفاءة المناسبة , من خلال إجراءات جمع وتجهيز البيانات الخام.